Lyckad digital stämma gav lärdomar för framtiden

10 veckor innan årets föreningsstämma skulle gå av stapeln insåg projektgruppen att stämman inte skulle kunna genomföras som normalt på grund av riskerna för smittspridning av coronaviruset. Som många andra så siktade vi på att inte ställa in, utan att ställa om, berättar Petra Patcha.

– Vi var snabbt ense med styrelsen om att det bästa tänkbara var att hålla stämman vid planerad tidpunkt men att det var viktigt att ta ett väl genomtänkt beslut kring hur den skulle arrangeras.

– Många diskussioner följde om hur vi skulle kunna genomföra stämman så att de viktigaste delarna inte gick förlorade. Vi tittade på allt från smittorisk till praktiska och demokratiska perspektiv. Som fullmäktige ska man kunna vara väl förberedd, ha möjlighet att uttala sig och diskutera och inte minst känna samhörighet med andra – frågor som kan vara en utmaning även på en ”vanlig” stämma. Efter flera riskanalyser kom vi fram till att ha både digital hantering av själva stämmopunkterna och digitala motionstorg, säger Petra Patcha.

FOKUS PÅ ANVÄNDARUPPLEVELSEN

Som ansvarig för stämmans genomförande var det viktigt för Petra att den skulle kännas proffsig och välarrangerad. Att det skulle kännas som en stämma i ett framgångsrikt företag, även om den var digital. Vid valet av samarbetspartners låg därför fokus på användarupplevelsen.

– Vi tog hjälp av erfarna samarbetspartners för att sända ljud och bild i realtid från stämmolokalen samt stärkte upp med tekniker och mötesstöd där fullmäktige kopplade upp sig. Detta, i kombination med ett väl fungerande system för formella möten och beslutshantering, var avgörande för att säkerställa att  förutsättningarna var de bästa tänkbara. Konceptet testades först på förvaltningsrådet och justerades sedan något inför stämman.

SÄKERT OCH TRYGGT GENOMFÖRANDE

På stämmodagen var 19 lokala samlingsplatser, eller ”hubbar”, riggade med specialutrustade datorer, skärmar och nätuppkopplingar runt om i Södras område. På så sätt säkrades både en säker och stabil uppkoppling och ett smittskyddssäkert genomförande. Stadgeenliga programpunkter och anföranden sändes live från Södras huvudkontor och med hjälp av de digitala verktygen Zoom och eSession deltog de 200 fullmäktigeledamöterna genom att lyssna, kommentera, ställa frågor och rösta. De stämmoombud som valde att koppla upp sig hemifrån erbjöds att testa tekniken vid ett flertal tillfällen innan stämman.

Med hjälp av samma digitala verktyg som användes vid stämmoförhandlingarna hölls veckan innan stämman ett antal digitala motionstorg där stämmoombuden kunde diskutera de olika motionerna. I dessa deltog alla hemifrån.

– Även här gavs deltagarna tillfälle att i förväg testa tekniken. Det var ett sätt att säkerställa att så många som möjligt kände sig trygga med systemet och kunde ta del av motionerna på ett bra sätt, säger Petra.

POSITIVA ENKÄTSVAR

Efter stämman har stämmofullmäktige fått svara på en enkät med frågor om vad de tyckte om årets digitala stämma.

– Svaren visar att den demokratiska delen av stämman fungerade lika bra som eller till och med bättre än vid tidigare fysiska stämmor. Kanske beror det på att formen tvingade oss att vara mycket  strukturerade. Man såg det också som en fördel att samlas lokalt och kunna diskutera med varandra utan att störa stämmoförhandlingarna för mycket. På den negativa sidan hamnade saknaden av de mer sociala aspekterna, att prata och fika tillsammans med ombud från andra delar av Södra.

Enkätsvaren visar att fullmäktige även var mycket nöjda med motionstorgen och man uppskattade att det gavs god tid att vara väl förberedd inför motionshanteringen på stämman.

– Vid de senaste stämmorna har vi arrangerat motionstorg i stället för att enbart hantera motionerna i plenum. Nu fick man ännu mer betänketid innan beslut och fler än vanligt kom in med tilläggsyrkanden. De digitala motionstorgen gav möjlighet för både motionär och styrelse att förklara sin ståndpunkt. Torgen var mycket tillgängliga och uppfattades som ett framsteg för vår medlemsdemokrati, konstaterar Petra.

ÄGARSTYRNING SOM FUNGERAR I KRIS

Hur vill då Petra sammanfatta årets digitala stämma?

– Jag tycker att vår första digitala stämma blev framgångsrik. Den visar att vår ägarstyrning fungerar väl även när det är kris. Men jag vill understryka att vi inte hade kunnat genomföra den på ett så bra sätt om inte alla involverade hade ställt upp och gett det en chans. Man måste respektera att det kan kännas otryggt med ett nytt format så vi gjorde allt vi kunde för att få alla att känna sig trygga genom att lägga lite extra tid på informationsmaterialet inför stämman.

FULLGOTT ALTERNATIV

Petra berättar även om viktiga lärdomar för framtiden.

– Vi har länge velat digitalisera våra möten och processer men det har samtidigt funnits en viss rädsla och tveksamhet inför det. Även om det tar emot att vara tacksam för en så fruktansvärd pandemi som corona så måste jag ändå erkänna att vi i denna kris har lärt oss mer om den digitala mötesformens fördelar och att digitala möten kan vara fullgoda alternativ eller bra komplement till fysiska.

– Årets digitala stämma fungerade mycket bra som beslutsorgan och digitala stämmor kan vara reella alternativ i framtiden. Nästa år siktar vi dock på att genomföra en fysisk stämma. Men det är viktigt att vi inför varje stort möte ordentligt diskuterar och analyserar vad vi vill ha ut av det och frågar oss om vi måste träffas fysiskt eller om vi istället kan dela information digitalt, säger Petra Patcha.

Södras valberedningsforum i höst kommer att ske digitalt. Planen är att genomföra ett flera veckor långt onlineforum med olika typer av stöd längs processen för de som sitter i de olika valberedningarna.