Södras svenska verksamheter kräver från och med 2020-03-01 att leverantörsfakturor skickas elektroniskt, dvs efter detta datum tar Södra inte längre emot pappersfakturor. Elektroniska fakturor möjliggör en mer effektiv och säkrare hantering.
Södras beställare ska alltid uppge korrekt fakturareferens bestående av fem bokstäver samt eventuellt ordernummer vid beställning. Är referensen okänd ber vi er kontakta beställaren på Södra för mer information.
Referensen ska anges på första sidan i fakturans sidhuvud. Märk gärna med ”Er referens” eller motsvarande benämning så att referensen framgår tydligt.
Om referens saknas eller är felaktig kommer fakturan per automatik att returneras till er med krav om ny korrekt faktura samt uppdaterat fakturadatum och förfallodatum.
En e-faktura, eller EDI-faktura, är en faktura som ställs ut, tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas i affärssystemet av utställaren tills den tas emot och behandlas av mottagaren. En e-faktura är med andra ord elektronisk under hela sin livstid. Södra efterfrågar att ni som leverantör skickar era fakturor som e-fakturor.
Om ni redan har en lösning för att skicka e-faktura vänligen kontakta er tjänsteleverantör för att beställa routing. Har ni ingen lösning idag kan ni läsa mer under avsnittet E-fakturatjänster via Pagero AB nedan.
När uppsättningen är klar på er sida meddelar ni oss vilken tjänsteleverantör ni använder på
Tjänsteleverantör för Södra: Pagero AB
E-faktura id: organisationsnummer för respektive Södra-företag, se listan nedan. Södra använder inte GLN-koder eller EAN-koder.
| Namn | Organisationsnummer/E-fakturaid |
|---|---|
| Södra Skogsägarna ekonomisk förening | 729500-3789 |
Om ni har möjlighet att skicka över er logga i gif-format lägger vi in den i vårt fakturahanteringssystem på era e-fakturor.
Ni får gärna skicka en ”testfaktura” i det skarpa flödet, fakturareferensen måste då vara TESTA. En testfaktura har samma krav som en skarp e-faktura. Meddela Södra Finance Center på , när ni skickat en testfaktura så att vi kan verifiera att den är korrekt.
För att underlätta införandet av e-fakturor använder Södra sig av en samarbetspartner, Pagero AB. Pagero AB kan informera dig som leverantör till Södra om hur ni skapar elektroniska fakturor i ert affärssystem och hur fakturorna enkelt kan skickas till oss. Behöver ni information kring e-fakturor kan ni kontakta Pagero AB på +4610 457 68 30.
Med hjälp av Pagero AB finns det fyra olika sätt att skicka e-fakturor till Södra:
Pagero Server Connect: För leverantörer som har system för att skapa e-fakturor kan på ett enkelt sätt använda ”Pagero Server Connect” för att helautomatisera hela e-fakturaflödet. Passa för företag med stora årliga fakturavolymer.
Pagero Connect: För leverantörer som saknar system för e-fakturahantering kan skicka sina vanliga fakturor till en e-skrivare som skapar ett elektroniskt dokument, en e-faktura, som skickas till Pagero och sedan vidare till Södra. Pagero Connect passar för företag som har mellanstora årliga fakturavolymer.
Pagero Web Portal: För leverantörer som inte använder system anpassade för e-fakturor och inte har möjlighet att investera i ett sådant. Pagero Web Portal är en helt webbaserad tjänst där leverantören enkelt kan skapa och skicka e-fakturor direkt i webbrowsern. Det enda som behövs är inloggningsuppgifter till Pagero. Passar för företag med små fakturavolymer.
Pagero Free Web Portal: Södra erbjuder denna tjänst för leverantörer som skickar färre än 36 fakturor per år. De leverantörer som är intresserade av denna tjänst kan få mer information och registrera sig via följande länk: www.pagero.com/sodra. Vid registrering ska projektkod FreePortal_SÖD10512 anges. Efter registrering får leverantören ett mail med sina inloggningsuppgifter. Pagero Free Web Portal är en helt webbaserad tjänst där användaren enkelt kan skapa och skicka e-fakturor via ett webbgränssnitt. Passar för företag med mycket små fakturavolymer.
OBS! Ni som leverantör behöver inte ha Pagero AB som tjänsteleverantör för att kunna skicka e-fakturor till Södra.
Södra tar emot fakturor i PDF- och TIFF-format, förutsatt att ert avtal med oss inte anger något annat. En förutsättning är att det är en faktura per fil och en fil per faktura, det vill säga faktura och eventuell bilaga ska vara i samma fil. Det går däremot bra att ha flera fakturor i samma e-post såvida de finns i separata filer.
Har ni inte möjlighet att skicka fakturor via epost hänvisar vi er till Pagero Free Web Portal: www.pagero.com/sodra.
Södras e-postadresser för leverantörsfakturor:
| Bolag | VATnr | E-post |
|---|---|---|
| Södra Skogsägarna ekonomisk förening | SE729500378901 | invoice-7295003789@s4fprogress.com |
| Södra Medlemsel AB |
SE556070572401 | invoice-5560705724@s4fprogress.com |
| Södra Mark & Hus AB |
invoice-5565367520@s4fprogress.com | |
| Södra Ädla | invoice-5593511701@cogidocs.net | |
| Skogsägarnas Personalstiftelse 1974 |
invoice-8295010303@s4fprogress.com | |
| Södra Mezs SIA | LV50003871841 | invoice-50003871841@s4fprogress.com |
| Södra Metsad OÜ |
EE100852514 | invoice-10944021@s4fprogress.com |
| Södra Wood Ltd Unit 18/19 Cirencester Office Park Tetbury Road Cirencester Glos, GL7 6JJ United Kingdom VAT-nr: GB408346555 |
Södra Mezs SIA A. Briana 9A-2 LV-1001 Riga Latvia VAT-nr LV50003871841 |
| Södra Wood Ltd Tanttutie 6 FIN-49460 Hamina Finland VAT-nr: FI25716101 |
Södra Metsad OU Merivälja tee 1 EE-119 11 Talinn 11911 Estonia VAT-nr EE100852514 |
En leverantörsfaktura till Södra ska alltid innehålla:
1. Rätt fakturamottagare, samt vilket affärsområde och enhet inom Södra som fakturan avser.
(t ex: Södra Skogsägarna Ekonomisk Förening, Södra Cell Mönsterås)
2. Södras referens (en kombination av fem bokstäver som beställaren ska upplysa om).
Om referens saknas eller är felaktig kommer fakturan returneras med krav om ny korrekt faktura
samt nytt fakturadatum.
3. Södras ordernummer om detta är känt
4. Leverantörens namn
5. Fakturatyp
6. Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier (fakturanummer).
7. Det datumet som fakturan utfärdades (fakturadatum)
8. Leveransadress
9. Datumet som varorna såldes eller tjänsterna utfördes eller slutfördes
10. Valuta
11. Förfallodatum/betalningsvillkor
12. Varornas eller tjänsternas omfattning och art
13. Beskattningsunderlaget för varje momsskattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
14. Den aktuella momsskattesatsen samt vilken moms som ska betalas om det inte är en momsfri försäljning
15. Totalt fakturavärde
16. Uppgift om att leverantören innehar F-skattebevis
17. Leverantörens organisationsnummer samt momsregistreringsnummer
18. Betalningsuppgifter
I de fall det är relevant ska fakturan även innehålla:
19. Södras momsregistreringsnummer. Om Södra är skattskyldig för köpet
(så kallad omvänd skattskyldighet) eller finns i ett annat land inom EU:s momsområde och har åberopat sitt momsregistreringsnummer för att få leveransen utan moms.
20. När köpare ställer ut fakturan för säljarens räkning ska uppgifter ”självfakturering” anges.
Fakturor avseende insatsråvara ska även innehålla:
21. Fraktsedelsnummer
22. Ankomstdatum
23. Nettovikt samt koncentrationsvikten
Fakturor som saknar något av ovanstående kan leda till att fakturan returneras.
En ny faktura kommer då att krävas med uppdaterat fakturadatum och förfallodatum.
Relaterade länkar
Kontakt
Har du frågor kring leverantörsfakturor, vänligen kontakta Södra Finanscenter, Leverantör.
Telefon: 0470-89 800
E-post:
Du kan nu välja vilken startsida som ska visas nästa gång du besöker Södra från den här enheten.
Södra är Sveriges största skogsägarförening och en internationell skogsindustrikoncern där verksamheten baseras på förädling av medlemmarnas skogsråvara.
