Dags att signera kontrakten digitalt!

Allt arbete som Södra gör åt sina medlemmar är reglerat med kontrakt. Så här långt har de oftast signerats på papper men sedan några år har allt fler skogsägare vant sig vid att signera kontraktet med en signatur i inspektorernas Fältapp. Då har i de flesta fall allt blivit klart när de träffas hos skogsägaren.

Men många medlemmar vill kunna läsa igenom det man kommit överens om i lugn och ro innan det undertecknas. Då måste inspektorn åka till kontoret, skriva ut kontraktsförslaget och posta det. Och finns flera delägare måste papperna skickas runt så alla kan skriva på.

Arbetsmomentet kring signering kan vara tidskrävande och när flera delägare ska skriva under kan postgången bli ganska lång.

– Trenden i samhället går mot digital signatur och det kan skapa mervärden både för medlemmarna och Södra, säger Björn Lindell, verksamhetsutvecklare på Södra Skog.

UPPENBARA FÖRDELAR

Under ett års tid har ett försök genomförts i Vetlanda verksamhetsområde.

– Det var en förenklad version där inspektorerna sparade ner kontraktet och via en plattform (Scrive) sändes ett mejl med en länk till skogsägaren. Genom att öppna länken i mobilen eller datorn fick skogsägaren upp kontraktsförslaget som de godkände genom att trycka på en signeringsknapp. De fick sedan ett mejl med bekräftelse på att det fungerat, säger Oscar Södergren som var involverad i pilotprojektet.

Fördelarna var uppenbara: mindre tid för administration och mer tid hos skogsägarna. Minskad pappersåtgång öppnar för mer kvalitativ rådgivning.

– När inspektorn inte behöver åka till kontoret för att skriva ut papper kan mer tid läggas på att träffa medlemmarna, säger Oscar Södergren.

– Men valmöjligheten är viktig. Den som vill ha avtalet på papper ska få det också i fortsättningen, säger Björn Lindell.

TRYGGT OCH TILLFÖRLITLIGT

När Södra nu inför möjligheten till att signera kontrakt med Bank-ID eller e-signatur går det till precis som i försöken. Skogsägaren får en länk via sms eller mejl och får upp avtalet genom att öppna länken i sin telefon, surfplatta eller dator. Man kan välja mellan att signera avtalet via Bank-ID eller e-signatur. När dokumentet öppnats finns längst ner på sidan en knapp som man trycker på, sedan är avtalet signerat och godkänt. Det trycket kan man göra direkt vid mötet med inspektorn eller senare.

Det är tryggt och tillförlitligt att signera avtal med Bank-ID.

– De allra flesta medlemmar har Bank-ID för det används i många sammanhang och säkerheten hög. Dessutom undviker vi risken att avtal skrivs av personer som inte är behöriga.

– När det är flera delägare till en fastighet som ska signera avtalen får alla länken samtidigt och kan signera på distans. Både vi och medlemmarna slipper administration kring avtal som ska skickas runt, säger Oscar Södergren.

När Södra har sänt iväg länken med avtalet har skogsägaren tio dagar på sig, så länge är avtalet giltigt. Om avtalet inte undertecknas direkt skickas en påminnelse automatiskt ut den femte dagen. Inspektorn behöver inte fundera på detta utan kan ägna sig åt andra uppgifter.

– Det personliga mötet mellan inspektor och medlem kommer att vara precis lika viktigt i framtiden som idag. Men ett mer mobilt arbetssätt öppnar för rådgivning i nya former och på nya sätt, säger Björn Lindell.

FLERA KONTRAKT – ETT AVTAL

En annan nyhet är att flera kontrakt kan samlas i ett avtal.

– Hittills har vi tecknat enskilda kontrakt för slutavverkning, gallring och röjning. Inspektorerna har bara kunnat skriva kontrakt för slutavverkning och gallring ute i fält. Om någon vill ha röjning utförd måste inspektorn in till kontoret för att skriva kontraktet. I fortsättningen kan alla kontrakt samlas i ett avtal. Det betyder en signatur i stället för tre, säger Oscar Södergren.

DÅ KOMMER FÖRÄNDRINGEN

Just nu pågår tester av systemstödet för signaturtjänsten. Lanseringen beräknas ske under första kvartalet av 2019.