Leverantörskod visar vägen för ansvarsfullt agerande

Södras värderingar – fötterna på marken, örat mot omvärlden och blicken framåt – beskriver hur vi tillsammans ska agera. Dessa värderingar har omsatts till mer konkreta riktlinjer och beteenden för vad som är viktigt för Södra och vårt varumärke genom den kooperativa etiska koden för förtroendevalda, uppförandekoden för Södras medarbetare och representanter samt Södras leverantörskoder.

Koderna bygger på lagstiftning, internationella regelverk och principer som Södra har ställt sig bakom. Där beskrivs vårt ansvar genom omsorg om människorna i värdekedjan, ansvarsfulla affärer samt hållbart brukande av skogen.

Södra, som agerar på en global marknad, måste försäkra sig om att alla leverantörer lever upp till lagar, regler och de krav Södra ställer på sina leverantörer. Södra tillämpar därför en omfattande leverantörskod för de större företag som vi köper varor och tjänster av.

Anpassad för skogsägare

Fram tills nu har vi dock saknat riktlinjer för hur affärerna med den största kategorin leverantörer – medlemmarna – ska gå till.

– Vi har fått kritik, både i intressentdialoger och från medarbetare som gör affärer med medlemmarna, för att vi inte har haft en leverantörskod anpassad till de förhållanden som gäller för skogsägare och brukare av skog, berättar Carl-Johan Olsson, ansvarig kooperation på Södra.

– Därför har vi nu tagit fram en särskild leverantörskod för medlemmar som innehåller tydliga riktlinjer för de skyldigheter och det ansvar som du som leverantör har mot Södra.

Den nya leverantörskoden gäller både medlemmar i Södra och andra skogsägare och brukare av skog som levererar skogsråvara till eller köper tjänster av Södra. Med leverantörer avses skogsägare och brukare av skog som Södra ingått avtal med (både muntliga och skriftliga), och underleverantörer som har anlitats av skogsägaren/skogsbrukaren i dennes verksamhet. Du som leverantör måste därför se till att de eventuella underleverantörer som du anlitar (till exempel företag som utför röjning eller grävarbeten) följer denna leverantörskod eller likvärdiga krav.

Efterfrågad av verksamheten

Inom Södra Skog har man länge efterfrågat en leverantörskod för medlemmar. Christian Lyckehed är därför glad över att den nu finns på plats.

– Tyvärr har vi sett fall där medarbetare i Södra bemötts på sätt som är helt oacceptabla, till exempel genom hot eller sexuella trakasserier. Även om sådana situationer är ovanliga är det viktigt för oss att vara tydliga med var vi står, både för att våra medarbetare ska känna sig trygga och för att vi ska kunna agera när det behövs. Leverantörskoden för medlemmar blir här ett värdefullt stöd, säger han.

 

Sammanfattning av leverantörskoden för medlemmar

Principerna i leverantörskoden för medlemmar baseras bland annat på lagstiftning, Södras policyer, direktiv och riktlinjer. Koden utgår från tre viktiga principer:

• Att visa omsorg om alla människor i värdekedjan
• Att göra ansvarsfulla affärer
• Att bruka skogen och jordens resurser hållbart

Omsorg om andra

I Södra sätter vi alltid hälsa och säkerhet först och vi arbetar för att stödja och främja internationellt erkända mänskliga rättigheter. Har du som leverantör till Södra anställda ska du erbjuda dem en trygg arbetsplats, det vill säga följa nationell lagstiftning och arbeta aktivt för att helt undvika olyckor och ohälsosamma förhållanden. I Södra har vi nolltolerans mot diskriminering och trakasserier och verkar för mångfald, jämställdhet och inkludering.

Alla dina medarbetare ska erbjudas arbetsvillkor som lägst motsvarar vad som gäller enligt lag och gällande avtal. Du ska respektera och följa skyldigheter gentemot de anställda enligt nationella lagar och gällande avtal om bland annat lön, arbetstid, socialt skydd och försäkringar. Har du anställda som verkar i Sverige ska du ha kollektivavtal eller motsvarande.

I Sverige råder föreningsfrihet. Är du leverantör med anställda ska du därmed erkänna och respektera dina medarbetares rätt att exempelvis vara fackligt anslutna för att ta tillvara sina rättigheter.

Södra accepterar inte tvångsarbete eller barnarbete. Sådant arbete får alltså inte förekomma i verksamheter som drivs av dig som leverantör, eller av de underleverantörer du anlitar.

Ansvarsfulla affärer

Södra har nolltolerans mot all form av korruption. Det innebär att du som leverantör inte får ge eller ta emot mutor eller annan otillåten ersättning för att till exempel skapa affärer eller skynda på beslut. Alla former av försök att påverka affärs- eller myndighetsbeslut är strikt förbjudna.

Södra strävar efter att konkurrera på ett rättvist och ärligt sätt och i enlighet med tillämplig konkurrenslagstiftning. Du som leverantör ska följa denna lagstiftning och får inte befatta dig med konkurrensbegränsande samarbeten eller agerande som förhindrar, begränsar eller snedvrider konkurrens.

Hållbart brukande

I Södra arbetar vi för att minska miljö- och klimatpåverkan. Vi verkar också för cirkulära flöden och för en rikare biologiska mångfald och för att skogsbruk ska bedrivas på ett aktivt och hållbart sätt.

Du som leverantör ska följa de lagar och regler är tillämpliga för dig i din egenskap av skogsägare/-brukare av skog. Du ska verka för att skogsbruket bedrivs på ett aktivt, ansvarsfullt och långsiktigt sätt där hänsyn tas till naturvärden, sociala värden och kulturvärden. Som exempel kan detta göras genom att erbjuda certifierad råvara eller genom att råvaran lever upp till kraven för FSC® Controlled Wood.

Efterlevnad, uppföljning och rapportering

När du ingår avtal med Södra accepterar du kraven i leverantörskoden och är därmed skyldig att leva upp till dem. Du ansvarar också för att säkerställa att eventuella underleverantörer följer koden eller likvärdiga krav. Om du inte följer kraven i leverantörskoden kan Södra komma att vidta åtgärder – vilka dem är framgår av de avtal du ingår med Södra.

Som leverantör godkänner du också att Södra, eller tredje part som Södra utser, har rätt att kontrollera och utvärdera hur du efterlever kraven i leverantörskoden. Misstänker eller upptäcker du avvikelser från bestämmelserna i koden ska du direkt ta kontakt med Södra, till exempel genom din ordinarie kontakt hos oss, avtalsansvarig eller Södras visselblåsarfunktion. Visselblåsarfunktion kan användas om det förekommer missförhållanden av en sådan karaktär att det finns ett visst allmänintresse i att informationen kommer fram, till exempel bedrägerier, diskriminering, fara för hälsa och säkerhet eller fara för allvarlig miljöskada.

 

Rutin för hantering av oacceptabla beteenden

I Södra råder nolltolerans mot kränkningar och trakasserier – sådana beteenden är inte acceptabla. Även om det är ovanligt så förekommer det dock att medlemmar kränker eller trakasserar medarbetare i Södra. Därför har en särskild rutin för hur sådana ärenden ska hanteras tagits fram – Riktlinjer vid misstänkt kränkande särbehandling, diskriminering hot, våld och utpressning.

– I leverantörskoden för medlemmar beskrivs vad som är oacceptabla beteenden. Riktlinjen beskriver i sin tur hur sådana beteenden ska hanteras om de trots allt uppstår, och i riktlinjen ingår en rutin och arbetsdokument som ska fungera som stöd för de personer som ska utreda och hantera frågan lokalt, berättar Carl-Johan Olsson.

Leverantörskoden kan tillämpas i de fall det finns ett kontrakt med Södra. Om en medlem som beter sig illa och har kontrakt, exempelvis på ett avverkningsuppdrag, har Södra alltså möjlighet att avbryta det. Är beteendet av mycket allvarlig karaktär kan Södra dessutom stänga av medlemmen från att köpa tjänster av Södra.

Ska man stänga av en medlem från att köpa tjänster måste detta prövas i det kooperativa etiska rådet, som ger ett utlåtande. Detta utlåtande är ett råd, som man dock inte är skyldig att följa.

Kooperativa etiska rådet tillsattes i samband med den kooperativa etiska koden sjösattes. Dit kan man vända sig för att få råd i problem kopplade till koden som man inte kan lösa där problemet har uppstått.