Som ett led i att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor har Södra valt att lägga ut scanning och verifiering av leverantörsfakturor på extern part. De bolag som berörs är Södra Skogsägarna ekonomisk förening, Trivselhus AB, Södra Vind AB och Södra Medlemsel AB. 

Vad innebär det att Södras fakturor hanteras av extern part?


Krav på korrekt femställig fakturareferens

Södras beställare ska alltid uppge korrekt femställig fakturareferens samt eventuellt ordernummer vid beställning. Södras fakturareferens består av fem bokstäver. Är referensen okänd ber vi er kontakta beställaren på Södra för mer information.

Referensen ska anges på första sidan i fakturans sidhuvud. Märk gärna med ”Er referens” eller motsvarande benämning så att referensen framgår tydligt.

Om referens saknas eller är felaktig kommer fakturan per automatik att returneras till er med krav om ny korrekt faktura samt uppdaterat fakturadatum och förfallodatum.

Nya fakturaadresser till Södras svenska bolag (från och med 1/9 2016)

Södra Skogsägarna ekonomisk förening
(Ange affärsområde och vilket massabruk/sågverk/hyvleri osv som avses)
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE729500378901

Södra Medlemsel AB
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE556070572401

Södra Vind AB
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE556765571601

Trivselhus AB
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE556402297701

E-faktura

En e-faktura är en faktura som ställs ut, tas emot och behandlas elektroniskt. Den är digital från det att den skapas i affärssystemet av utställaren tills den tas emot och behandlas av mottagaren. En e-faktura är med andra ord elektronisk under hela sin livstid.

Södra har som krav att alla fakturor ska innehålla en referens, i form av en kombination av fem bokstäver. Södras beställare ska vid beställning ange sin referens och denna ska alltid anges på fakturan.

Nedan finner ni information kring Södras krav på e-fakturor samt hur ni som leverantör går tillväga för att påbörja e-fakturering till Södra:

Södras krav på e-fakturor

Tjänsteleverantör för Södra:Pagero AB

För att skicka e-fakturor till Södra behöver fakturan innehålla följande information:

E-faktura id: organisationsnummer för respektive Södra-företag, se listan nedan. Södra använder inte GLN-koder eller EAN-koder.

 
NamnOrganisationsnummer/E-fakturaid
Södra Skogsägarna ekonomisk förening 729500-3789
Södra Skogsägarna ekonomisk förening - Södra Skog 729500-3789
Södra Skogsägarna ekonomisk förening - Södra Wood 729500-3789
Södra Skogsägarna ekonomisk förening - Södra Cell 729500-3789
Trivselhus AB 556402-2977
   

Södra har som krav på att alla fakturor ska ha en referens som består av fem bokstäver. Om referensen saknas kommer fakturan att avvisas hos Pagero AB och skickas tillbaka till er tjänsteleverantör [1]. Beställaren [2] ska i förväg tala om vilken referens som måste finnas på fakturan och det är leverantörens ansvar att det följs.

Om ni har möjlighet att skicka över er logga i gif-format lägger vi in den i vårt fakturahanteringssystem och då syns den på e-fakturorna.

Ni får gärna skicka en ”testfaktura” i det skarpa flödet, men då måste ni tänka på följande: Som referens på testfakturan MÅSTE det stå TESTA. En testfaktura har samma krav som en skarp e-faktura. Meddela Emma Andersson på Leverantörscenter, emma.a.andersson@sodra.com., när ni skickat en testfaktura så att vi kan verifiera att den har kommit rätt.

Har ni ingen tjänsteleverantör idag föreslår vi att ni tar kontakt med Pagero AB på telefon +4630-730 88 70.

[1] Företaget som tar emot e-fakturan ni ställer ut till oss på Södra som i sin tur skickar den vidare till vår tjänsteleverantör (Pagero AB)

[2] Personen på Södra som har lagt beställningen hos er, som ni sedan ska fakturera

Fördelar med e-faktura:

  • E-faktura är effektivt, enkelt och innebär en besparing i arbetstid för både den som skickar och tar emot fakturan.
  • Lägre kostnad att skicka jämfört med pappersfakturor.
  • E-faktura ger god spårbarhet.
  • Ökad säkerhet i och med att eventuella fel kan upptäckas direkt.
  • Fakturan anländer alltid korrekt till mottagaren.
  • Skonsammare för miljön.

Södras e-fakturalösningar

Södras samarbetspartner gällande e-fakturering heter Pagero AB. Hos Pagero AB finner ni information om hur e-fakturor kan skapas i ert affärssystem och hur de sedan skickas vidare till oss på Södra. Södra erbjuder även Pagero Free Web Portal för leverantörer som skickar färre än 25 fakturor per år. Besök gärna www.pagero.com/sodra för mer information.

Intresseanmälan för e-fakturor görs på www.pagero.se/intresseanmalan (ange projektkod SÖD10512) eller be leverantören ringa till Pagero AB på telefon 031-730 88 70.

E-fakturatjänster via Pagero AB


Vilka olika sätt finns det att, via Pagero, skicka e-faktura till Södra?

För att underlätta införandet av e-fakturor använder Södra sig av en samarbetspartner, Pagero AB: Pagero AB kan informera dig som leverantör till Södra om hur ni skapar elektroniska fakturor i ert affärssystem och hur fakturorna enkelt kan skickas till oss. Behöver ni information kring e-fakturor kan ni kontakta Pagero AB på +4630-730 88 70. Om ni har en annan tjänsteleverantör än Pagero AB för att skicka e-faktura vänligen kontakta er tjänsteleverantör för att beställa routing.

Med hjälp av Pagero AB finns det fyra olika sätt att skicka e-fakturor till Södra.

  • Pagero Server Connect: För leverantörer som har system för att skapa e-fakturor kan på ett enkelt sätt använda ”Pagero Server Connect” för att helautomatisera hela e-fakturaflödet. Passa för företag med stora årliga fakturavolymer.
  • Pagero Connect: För leverantörer som saknar system för e-fakturahantering kan skicka sina vanliga fakturor till en e-skriva som skapar ett elektroniskt dokument, en e-faktura, som skickas till Pagero och sedan vidare till Södra. Pagero Connect passar för företag som har mellanstora årliga fakturavolymer.
  • Pagero Web Portal: För leverantörer som inte använder system anpassade för e-fakturor och inte har möjlighet att investerar i ett sådant. Pagero Web Portal är en helt webbaserad tjänst där leverantören enkelt kan skapa och skicka e-fakturor direkt i webbrowsern. Det enda som behövs är inloggningsuppgifter till Pagero. Passar för företag med små fakturavolymer.
  • Pagero Free Web Portal: Södra erbjuder denna tjänst för leverantörer som skickar färre än 25 fakturor per år. De leverantörer som är intresserade av denna tjänst kan få mer information och registrera sig via följande länk: www.pagero.com/sodra. Vid registrering ska projektkod FreePortal_SÖD10512 anges. Efter registrering får leverantören ett mail med sina inloggningsuppgifter. Pagero Free Web Portal är en helt webbaserad tjänst där användaren enkelt kan skapa och skicka e-fakturor via ett webbgränssnitt. Passar för företag med mycket små fakturavolymer.

 OBS! Ni som leverantör behöver inte ha Pagero AB som tjänsteleverantör för att kunna skicka e-fakturor till Södra.

Fakturor via E-post

Södra tar emot fakturor i PDF- och TIFF-format. En förutsättning är att det är en faktura per fil, det vill säga faktura och eventuell bilaga ska vara i samma fil. Det går däremot bra att ha flera fakturor i samma e-post såvida de finns i separata filer.

Södras e-postadresser för leverantörsfakturor:

Pappersfaktura

Om ni som leverantör inte har möjlighet att skicka e-fakturor eller via e-post tar Södra emot pappersfakturor.
Södras beställare ska alltid uppge korrekt femställig fakturareferens samt eventuellt ordernummer vid beställning. Södras fakturareferens består av fem bokstäver. Är referensen okänd för er ber vi er kontakta beställaren på Södra för mer information.

Referensen ska anges på första sidan i fakturans sidhuvud. Märk gärna med ”Er referens” eller motsvarande benämning så att referensen framgår tydligt.

Om referens saknas eller är felaktig kommer fakturan per automatik att returneras till er med krav om ny korrekt faktura samt uppdaterat fakturadatum och förfallodatum.

Södras fakturaadresser
Södra Skogsägarna ekonomisk förening
(Ange affärsområde och vilket bruk/sågverk/hyvleri osv som anses)
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE729500378901
Sødra Interiør AS
Sødra Interiør Brumunddal
Brages veg 8
NO-2060 GARDERMOEN
VAT-nr: NO971646799MVA
Södra Medlemsel AB
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE556070572401
Sødra Interiør AS
Sødra Interiør Engesetdal
Brages veg 8
NO-2060 GARDERMOEN
VAT-nr: NO971646799MVA
Södra Vind AB
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE556765571601
Sødra Interiør AS
Sødra Interiør Gardermoen
Brages veg 8
NO-2060 GARDERMOEN
VAT-nr: NO971646799MVA
Trivselhus AB
FE35189
SE-737 84 FAGERSTA
VAT-nr: SE556402297701
Sødra Interiør AS
Sødra Interiør Namsos
Brages veg 8
NO-2060 GARDERMOEN
VAT-nr: NO971646799MVA
Södra Wood Ltd
Crown House
1 Wilkinson Road, Love Lane Industrial Estate
Cirencester Glos, GL71 WH
United Kingdom
VAT-nr: GB408346555
Sødra Interiør A/S
Viborgvej 161A
DK-8210 AARHUS V
VAT-nr: DK73496314
Södra Wood Ltd
Tanttutie 6
FIN-49460 Hamina
Finland
VAT-nr: FI25716101
UAB SIWood
Kedainiu str. 29
LT-36220 Panevezys
VAT-nr: LT100005993714
Södra Metsad OU
Merivälja tee 1
EE-119 11 Talinn
11911
Estonia
VAT-nr EE100852514
 Södra Mezs SIA
A. Briana 9A-2
LV-1001 Riga
Latvia
VAT-nr LV50003871841
   

Fakturakrav

En leverantörsfaktura till Södra ska alltid innehålla:

Mall för rätt fakturamottagare:

Södra Skogsägarnas ekonomisk förening
(Ange affärsområde och vilket bruk/hyvleri/sågverk som avses)
FE35189
737 84 Fagersta

Exempel

Södra Skogsägarna ekonomisk förening
Södra Cell Mönsterås
FE35189
737 84 Fagersta

  1. Rätt fakturamottagare och adress, samt vilket affärsområde och enhet inom Södra som fakturan avser (se blå faktaruta)
  2. Södras referens (en kombination av fem bokstäver som beställaren ska upplysa om). Om referens saknas eller är felaktig kommer fakturan returneras med krav om ny korrekt faktura samt nytt fakturadatum
  3. Södras ordernummer om detta är känt
  4. Leverantörens namn
  5. Fakturatyp
  6. Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier (fakturanummer).
  7. Det datum fakturan utfärdades (fakturadatum)
  8. Leveransadress
  9. Datumet varorna såldes eller tjänsterna utfördes eller slutfördes
  10. Valuta
  11. Förfallodatum/betalningsvillkor
  12. Varornas eller tjänsternas omfattning och art
  13. Beskattningsunderlaget för varje momsskattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset
  14. Den aktuella momsskattesatsen samt vilken moms som ska betalas om det inte är en momsfri försäljning
  15. Totalt fakturavärde
  16. Uppgift om att leverantören innehar F-skattebevis
  17. Leverantörens organisationsnummer samt momsregistreringsnummer
  18. Betalningsuppgifter

Exempel på hur en faktura till Södra bör se ut

Följande uppgifter ska i vissa fall finnas med:

  • Södras momsregistreringsnummer. Om Södra är skattskyldig för köpet (så kallad omvänd skattskyldighet) eller finns i ett annat land inom EU:s momsområde och har åberopat sitt momsregistreringsnummer för att få leveransen utan moms.
  • När köpare ställer ut fakturan för säljarens räkning ska uppgifter ”självfakturering” anges.

Fakturor som saknar något av ovanstående kan leda till att fakturan returneras. En ny faktura kommer då att krävas med uppdaterat fakturadatum och förfallodatum.

Fakturor - insatsråvara

Fakturor avseende insatsråvara ska även innehålla följande information.

  • Fraktsedelsnummer
  • Ankomstdatum
  • Nettovikt samt koncentrationsvikten

Frågor?

Har du frågor kring leverantörsfaktur, vänligen kontakta Servicecenter Ekonomi, Leverantörscenter.